Dwa sposoby na przygotowanie oferty
Pierwszy model to zewnętrzny wykonawca, czyli doradca lub biuro przetargowe. Płacisz za ofertę, zwykle za sztukę albo za sukces, a ktoś inny czyta SWZ, kompletuje dokumenty i pilnuje terminów. Drugi model to abonament na program, w którym dokumenty czyta AI, a formularz i listę załączników dostajesz w kilka minut, po czym sam je sprawdzasz.
Różnica nie sprowadza się do ceny. Zewnętrzny doradca uczy się Twojej firmy od zera przy każdym zleceniu i potrzebuje danych, referencji i dostępu do dokumentów. Program trzyma dane firmy w profilu, więc każda kolejna oferta jest tańsza w czasie. Za to doradca bierze na siebie interpretację niejednoznacznych zapisów, czego program nie robi.
Porównanie kosztu, czasu i ryzyka
Stawki doradców różnią się mocno między firmami, więc nie podajemy ich tu jako średniej. Poproś o wycenę i porównaj z abonamentem według poniższych kryteriów.
| Kryterium | Zewnętrzna firma | Program do przetargów |
|---|---|---|
| Koszt | Opłata za każdą ofertę lub za sukces, ustalana indywidualnie | Stała opłata miesięczna, w Zaoferuj od 199 zł netto |
| Czas przygotowania | Zależny od dostępności doradcy, zwykle dni | Analiza dokumentu w kilka minut, reszta po Twojej stronie |
| Interpretacja trudnych zapisów | Tak, to główna wartość usługi | Nie, AI porządkuje treść, nie wydaje opinii prawnej |
| Powtarzalność | Każde zlecenie osobno | Dane firmy z profilu, te same załączniki |
| Kontrola nad ceną | Dzielisz się kalkulacją z zewnętrznym podmiotem | Kalkulację robisz sam i nie wychodzi poza firmę |
| Skala | Dobre przy 1 do 2 ofertach rocznie | Dobre od kilku ofert miesięcznie |
Nie ma jednej odpowiedzi dla wszystkich. Jeśli składasz dwie oferty w roku, programu nie warto kupować, bo abonament będzie stał nieużywany. Jeśli składasz cztery oferty miesięcznie, płatność za każdą z osobna szybko przekroczy koszt planu Firma za 399 zł netto.
Kiedy program do przetargów się zwraca
Rachunek zaczyna się od liczby ofert. Przy czterech ofertach w miesiącu i jednym dniu pracy na ofertę, który zabiera czytanie dokumentacji i przepisywanie danych, zyskujesz kilka dni miesięcznie, jeśli analiza skróci tę część do godzin. Te dni możesz wydać na kalkulację, która decyduje o wygranej.
Drugi argument to odsiew. Pierwsza decyzja brzmi: składamy czy nie. Zestawienie terminu, wadium, warunków udziału i ryzyk pozwala odrzucić postępowanie po kilku minutach, zamiast płacić doradcy za przeczytanie dokumentu, którego i tak nie złożysz. Szczegóły tego zestawienia opisuje strona o analizie SWZ przez AI.
Trzeci argument to terminy. Kalendarz pilnuje terminu pytań do zamawiającego, wadium i złożenia oferty. Niewniesione w czasie wadium kończy się odrzuceniem oferty, więc to nie jest drobiazg.
Kiedy lepiej zapłacić doradcy
Przy zamówieniu o dużej wartości, z konsorcjum, rozbudowanymi warunkami udziału albo sporem o zapisy SWZ warto mieć obok specjalistę od zamówień publicznych. AI nie potwierdzi, że spełniasz warunki udziału, i nie zastąpi wniesienia pytań czy odwołania. Najrozsądniej łączyć oba podejścia. Program robi codzienną robotę, a doradca wchodzi przy kilku trudnych postępowaniach w roku.
Podpisanie gotowej oferty to osobny krok. Jeśli dokumenty trzeba złożyć z kwalifikowanym podpisem, sprawdź wcześniej jak działa podpis elektroniczny dla firm, żeby termin nie uciekł na formalnościach.
Jak sprawdzić, który model pasuje
Weź trzy ostatnie postępowania, w których startowałeś lub rozważałeś start. Policz, ile godzin zajęło czytanie dokumentów, kompletowanie załączników i pisma przewodnie. Pomnóż przez godzinową wartość pracy osoby, która to robi. Porównaj z kwotą abonamentu z cennika i z wyceną doradcy za te same trzy oferty. Pełne zestawienie programów znajdziesz na stronie program do przetargów, a małe firmy budowlane na stronie o przetargach budowlanych.
Czy mogę zlecić przygotowanie oferty przetargowej firmie zewnętrznej?
Tak. Doradca przygotowuje dokumenty, ale za treść oferty i podpis odpowiada wykonawca. Przekazujesz mu dane firmy, referencje i kalkulację, więc wybierz podmiot, któremu możesz zaufać z informacjami handlowymi.
Czy program do przetargów zastąpi doradcę?
Nie. Program czyta dokument, porządkuje wymagania i przygotowuje formularz oraz listę załączników. Interpretację spornych zapisów i opinie prawne wciąż daje specjalista.
Ile kosztuje program do przygotowania ofert?
Zaoferuj kosztuje od 199 zł netto miesięcznie, a przy rozliczeniu rocznym o połowę mniej. Plan Firma za 399 zł netto obejmuje 60 analiz AI i 30 pakietów ofert miesięcznie.
Przy ilu ofertach program się opłaca?
Orientacyjnie od kilku ofert miesięcznie, kiedy czas na czytanie dokumentów i przepisywanie danych jest Twoim głównym kosztem. Przy jednej ofercie na kwartał zwykle lepiej wyceniać pojedyncze zlecenia.